Чем регламент отличается от должностной инструкции

Регламент описывает процесс: какие шаги выполняются, в каком порядке, в какие сроки и кем, причём участников обычно несколько. Должностная инструкция описывает одну штатную должность: её функции, обязанности, права и ответственность. Регламент отвечает на вопрос «как делается работа», инструкция — «что делает конкретный человек». Исключение — госслужба: там «должностной регламент» означает аналог должностной инструкции для чиновника.

Коротко

Регламент строится вокруг процесса и может охватывать одну операцию, а должностная инструкция всегда привязана к позиции в штатном расписании. В бизнесе эти документы не заменяют друг друга: инструкция ссылается на регламенты, а регламенты распределяют роли между должностями.

Регламент описывает процесс, который проходит через несколько подразделений, а должностная инструкция описывает одну должность и ссылается на регламент.

Главное различие: процесс или должность

Процесс почти всегда пересекает границы подразделений. Заявка клиента проходит через продажи, склад и бухгалтерию, поэтому описать её целиком в инструкции одного сотрудника невозможно. Регламент собирает цепочку в одном месте и связывает звенья, которые организационная структура управления разводит по разным отделам.

Должностная инструкция устроена наоборот. Она собирает все участки, за которые отвечает одна позиция, даже если эти участки относятся к разным процессам.

У слова «регламент» есть второе значение. Для государственных гражданских служащих должностной регламент обязателен по ст. 47 Федерального закона № 79-ФЗ от 27.07.2004, и по сути это документ о должности, а не о процессе. В статье речь идёт о бизнес-значении: регламент — документ о порядке выполнения работы.

Один участок работы в двух документах

Для примера возьмём обработку рекламации клиента. Так этот участок выглядит в регламенте:

3.2. Менеджер по работе с клиентами регистрирует рекламацию в CRM в течение 1 рабочего дня и передаёт её в отдел качества.
3.3. Отдел качества проводит проверку за 3 рабочих дня и направляет заключение менеджеру и начальнику склада.

А так — в инструкции менеджера:

2.5. Регистрирует рекламации клиентов и передаёт их на рассмотрение в порядке, установленном Регламентом обработки рекламаций.

Сроки и маршрут указаны только в регламенте, а инструкция на него ссылается. Если отдел качества получит 5 дней вместо 3, достаточно исправить один документ, а не инструкции всех участников.

Регламент, инструкция и соседние документы

Единой классификации таких документов нет. По одной из схем, разработанной в Центре анализа и оптимизации административных процессов НИУ ВШЭ (2015), должностная инструкция и регламент стоят на одном уровне: ниже правил и положений, но выше рабочих инструкций.

Правовой статус

Трудовой кодекс не называет должностную инструкцию обязательным документом. Роструд в письмах от 09.08.2007 № 3042-6-0 и от 31.10.2007 № 4412-6 подтвердил, что коммерческая организация может без неё обойтись. На практике инструкция выгодна работодателю: без неё трудно доказать, какие обязанности были у сотрудника. Если закон требует применять профстандарт, квалификационные требования из него обязательны.

Инструкцию оформляют как отдельный локальный акт или как приложение к трудовому договору. Во втором случае для её изменения по ст. 72 ТК РФ нужно согласие работника. Регламент — локальный нормативный акт по ст. 8 ТК РФ. Он не может ухудшать положение работника по сравнению с законом и коллективным договором.

Частые ошибки

• Вписывать пошаговый процесс в инструкцию. Тогда при любой перестройке процесса приходится переписывать документы всех участников.
• Копировать шаблон, не сверяясь с тем, как работа идёт на самом деле.
• Утвердить регламент без контроля исполнения, после чего он остаётся на бумаге.
• Не пересматривать документы, когда процесс уже изменился: любые организационные изменения — повод их проверить.
• Не учитывать функциональную структуру компании. Из-за этого роли в регламенте не совпадают с реальным распределением полномочий.

Вопросы и ответы

Можно ли заменить должностную инструкцию регламентом?

Как правило, нет: регламент не закрепляет права и ответственность конкретной должности. Евгений Севастьянов допускает, что в редких случаях эти документы можно приравнять, но это его частное допущение, а не общее правило.

Обязательна ли должностная инструкция в ООО?

Нет, Трудовой кодекс её не требует. Исключение — случаи, когда закон обязывает применять профстандарт или квалификационный справочник.

Что такое должностной регламент?

Это документ о должности государственного гражданского служащего, обязательный по ст. 47 закона № 79-ФЗ. К регламентам бизнес-процессов он отношения не имеет.

Сколько хранить должностные инструкции?

Индивидуальные инструкции хранят 50 лет, если делопроизводство завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если до этой даты. Типовые хранят 3 года после замены новыми.

Что читать дальше

• Функциональный анализ и его особенности — поможет распределить функции перед написанием инструкций
• Системный анализ в исследовании структур управления — как увидеть процесс целиком
• Структуры, их виды и формы представления — как описывать связи между подразделениями
• Классификация и краткая характеристика методов диагностики — как проверить, работают ли регламенты